Abheften war gestern: Digitallotsen ebnen den Weg für moderne Verwaltung

Innovativ, agil, technologieaffin: Drei Begriffe, welche die wenigsten auf den ersten Blick mit einer Behörde in Verbindung bringen. Das soll sich in Zukunft ändern, denn die Stadtverwaltung setzt auf neue Arbeitstechniken, um den Weg frei zu machen für mehr Digitalisierung. Diese Botschaft sollen elf Digitallotsinnen und -lotsen künftig in die einzelnen Abteilungen tragen und dazu Projekte anstoßen. In einem zweitägigen Kursus wurden sie fit gemacht für ihre neuen Aufgaben.

Die Digitalisierungsbeauftragte Vera Gaß (Vierte von links) gemeinsam mit den Digitallotsinnen und -lotsen der Stadt Kehl: (von links) Philip Johannes, Maria Back, Julia Winkler, Julien Schaffhauser, Sofia Jakob, Vanessa Balbrink, Patrik Vetter (stehend), Max Fäßler, Max Pfuhler und Svenja Müller. Es fehlt Franziska Stein.zoom

Ein Backsteingebäude auf dem Areal des Güterbahnhofs im Freiburger Norden: Die Hallen, in denen früher Lokomotiven gebaut wurden, bieten mittlerweile vor allem Kreativen einen modernen Arbeitsort. Viel Licht, offene Strukturen, überall Pflanzen, Couches und gemütliche Sitzecken: Hier gibt es viel Platz, um Ideen fließen zu lassen. Die einzelnen Büros und Seminarräume sind in alten Schiffscontainern untergebracht. In einem davon sitzen die Digitallotsinnen und -lotsen an weißen Gruppentischen und diskutieren fleißig miteinander. Zwei Tage lang dreht sich für sie alles um die Digitalisierung und darum, wie sie Ideen in ihren jeweiligen Fachbereichen entwickeln und umsetzen können. Initiiert wurde das Programm „Kommunale Digitallotsen“ von den kommunalen Landesverbänden in Baden-Württemberg. Die elf Lotsinnen und Lotsen sollen ihre Kolleginnen und Kollegen in der Stadtverwaltung ermutigen, Verbesserungsvorschläge zu machen. Sie sind somit Sprachrohr und Empfänger für Ideen aus dem Kollegium. „In ihren einzelnen Abteilungen haben sie somit eine ganz besondere Rolle“, sagt die städtische Digitalisierungsbeauftragte Vera Gaß.

Ideen finden wie Walt Disney

Sofia Jakob ist die Digitallotsin für den Bereich Verkehrswesen. zoom

Im Kursus werden den Lotsinnen und Lotsen Techniken und Methoden gezeigt, mit denen sie später arbeiten sollen: „Das klassische Brainstormen, also allein oder in der Gruppe innerhalb von kurzer Zeit eine große Menge an Ideen zu generieren, ist vielen bereits ein Begriff. Aber da gibt es noch so viel mehr“, weiß die Digitalisierungsbeauftragte. Beispielhaft nennt sie die sogenannte Walt-Disney-Methode. Dabei wird in einer Art Rollenspiel eine Idee von verschiedenen Seiten beleuchtet. Das soll den Digitallotsinnen und –lotsen helfen, kreative Projekte zu finden. Weiterhin lernen sie gesetzliche Regelungen kennen, wie beispielsweise das Onlinezugangsgesetz, das Kommunen dazu verpflichtet, bis Ende 2022 ihre Leistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.

Führungskräfte von Beginn an mit im Boot

Vera Gaß ist die Ansprechpartnerin für die Digitallotsinnen und -lotsen und gleichzeitig die Schnittstelle zu den Abteilungsleitenden. Diese für eine digitale Gesamtstrategie frühzeitig mit ins Boot zu holen, war Oberbürgermeister Toni Vetrano ein besonderes Anliegen. Und so wurde parallel zum Seminar der Digitallotsen ein Workshop für die städtischen Führungskräfte aus der Taufe gehoben. Toni Vetrano wandte sich dabei direkt an die Führungskräfte mit den Worten: „Es ist Ihre Aufgabe, unsere Digitalisierungsstrategie in Ihrem Team zu verankern und zu befördern.“ Die Führungskräfte tauschten sich darüber aus, welche Aufgaben in einer digitalen Verwaltung auf sie zukommen, was es braucht, um Projekte erfolgreich umzusetzen und wie man die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die neuen Anforderungen gut vorbereiten kann.
„Unsere elf Digitallotsinnen und -lotsen haben sich alle freiwillig zu dem Programm gemeldet“, sagt Vera Gaß und fügt hinzu: „Das zeigt mir, wie hoch ihre Eigenmotivation für Digitalisierung als Gesamtaufgabe ist.“

Was braucht es, um digitaler zu arbeiten? In Gruppen- und Einzelübungen beschäftigen sich die Lotsinnen und Lotsen mit dieser Fragestellung.

Beim zweiten Teil des Seminars in Freiburg steht das praktische Arbeiten im Vordergrund. Mit vielen Gruppen- und Einzelübungen sollen die Lotsinnen und Lotsen lernen, wie sie Projekte realisieren. Zum Beispiel entwerfen die Teilnehmenden einen Roboter, der Verwaltungsaufgaben übernehmen kann. Laut Vera Gaß geht es bei den Übungen weniger darum, direkt spruchreife Lösungen zu finden: „Vielmehr soll sich eine agile Denkweise bei den Lotsinnen und Lotsen entwickeln.“ Dass deren neue Rolle ernst genommen wird, beweist der Besuch von Baubürgermeister Thomas Wuttke am zweiten Seminartag. „Es freut mich, dass Sie alle diese Zusatzaufgabe freiwillig übernehmen und dabei mithelfen, die Stadtverwaltung weiterzuentwickeln“, würdigt er den Einsatz der Lotsinnen und Lotsen und spricht ihnen zugleich sein Vertrauen aus.

E-Payment kommt

Ein erstes Projekt steht bereits in den Startlöchern: Bußgeldbescheide sollen noch in diesem Jahr online bezahlt werden können. Verantwortlich für die Verwirklichung zeichnet Max Fäßler, der in der Stadtkasse arbeitet und Digitallotse ist: „Schon seit Längerem haben wir immer wieder Nachfragen erhalten, ob Verwarngelder auch online bezahlt werden können.“ Diesen Wunsch greife man nun auf. Gleichzeitig erhoffe er sich vom E-Payment einen geringeren Aufwand für die Mitarbeitenden der Stadtkasse – bisher müssten einzelne Fälle häufig nochmals händisch geprüft werden.

11.02.2020

 

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